Удостоверение решений ОСУ нотариусами

31.08.2014

01.09.2014 г. опубликовано письмо Федеральной нотариальной палаты № 2405/03-16-3 с приложением Пособия по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (далее – Пособие), в котором нотариусам даны рекомендации по порядку совершения данного нотариального действия.

Ключевые положения:

  1. 1.    Рассматриваемое нотариальное действие может быть совершено любым нотариусом в пределах нотариального округа, в котором проводится собрание;
  2. 2.    Тариф за совершение нотариального действия составит 100 руб. или 150 руб. плюс плата за правовую и техническую работу;
  3. 3.    Подтверждение решения собрания и количества участников, присутствовавших на собрании, не требуется в обществах, состоящих из одного участника/акционера. Вместе с тем, указанные общества могут обратиться к нотариусу за подтверждением принятия решения единственным участником/акционером;
  4. 4.    Определены заявители, которые вправе обратиться к нотариусу за совершением рассматриваемого нотариального действия:  
  • для ООО:

исполнительный орган общества, руководитель коллегиального органа управления или уполномоченное данным органом лицо;

ревизор, член ревизионной комиссии, аудитор, участник общества, обладающий не менее чем 1/10 от общего числа голосов участников общества или один из участников, обладающих в совокупности не менее чем 1/10 от общего числа голосов участников общества, имеющий от остальных участников соответствующие полномочия.

  • для АО:

руководитель коллегиального органа управления или уполномоченное данным органом лицо;

в случае проведения внеочередного общего собрания акционеров по решению суда – лицо, указанное в таком решении;

если функции коллегиального органа управления осуществляет общее собрание акционеров – лицо или орган, уполномоченное на созыв и проведение общего собрания акционеров, указанное в уставе АО.

  1. 5.    Заявление о совершении рассматриваемого нотариального действия подается нотариусу в письменной форме с приложением следующих документов:
  • устав общества;
  • выписка из ЕГРЮЛ (может быть запрошена нотариусом самостоятельно);
  • документы, подтверждающие полномочия заявителя (решение или протокол о назначении или избрании исполнительного органа, коллегиального органа, решение суда и т.д.);
  • внутренние документы, регламентирующие порядок созыва и проведения общего собрания участников/акционеров общества;
  • список участников ООО или список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
  • экземпляр уведомления или сообщения о созыве собрания, в котором указана повестка дня собрания (повестка дня общего собрания может быть также указана в заявлении на совершение нотариального действия);
  • информация о наличии корпоративного договора (договора об осуществлении прав участников, акционерного соглашения).

 

  1. 6.    Нотариус (ВРИО нотариуса) должен лично присутствовать на собрании. В тоже время общее собрание участников/акционеров общества может быть проведено в помещении нотариальной конторы, если это место указано в извещении участников (акционеров) и не запрещено уставом общества;
  2. 7.    Нотариус фиксирует (письменно или иным образом) все существенные факты собрания (состав участников, полномочия представителей, вопросы повестки дня и др.);
  3. 8.    Нотариус должен присутствовать на протяжении всего собрания (при голосовании бюллетенями – до момента окончания подсчета голосов);
  4. 9.    Нотариус проверяет состав участников/акционеров, присутствующих на собрании, устанавливает их личность по паспорту или иному документу. Нотариус также проверяет правоспособность участников/акционеров юридических лиц, получая сведения о них из ЕГРЮЛ;

10. Сведения об участниках/акционерах должны быть зафиксированы письменно. При этом разрешается вносить указанную информацию путем осуществления пометок в списке участников общества или списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (экземпляре нотариуса);

11. Доверенность на представление интересов на общем собрании от  участника/акционера – физического лица, должна быть нотариально удостоверена;

12. Доверенность на представление интересов на общем собрании от  участника/акционера – юридического лица, может быть оформлена в общем порядке или нотариально удостоверена;

13. Нотариус подтверждает решения собраний, принятые только при наличии необходимого кворума;

14. Нотариус не подтверждает решения собраний, принятие по вопросам, не включенным в повестку дня или по вопросам, не относящимся к компетенции общего собрания;

15. Нотариус проверяет соблюдение порядка голосования на общем собрании, в том числе порядок определения голосов, принадлежащих участникам/акционерам, порядок голосования участниками/акционерами при залоге принадлежащих им долей/акций и др.

16. В АО по окончании собрания нотариус может истребовать копию протокола счетной комиссии (или иного органа) об итогах голосования. Если в обществе не создана счетная комиссия, нотариус может истребовать черновой вариант протокола общего собрания участников/акционеров. При этом нотариус не имеет право требовать протокол общего собрания, изготовленный в окончательном варианте. В случае, если в АО голосование  осуществлялось бюллетенями, нотариус обязан истребовать протокол об итогах голосования;

17. По результатам нотариального действия нотариус выдает свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников/акционеров хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его принятии. Данное свидетельство выдается только нотариусом (ВРИО нотариуса), присутствовавшим на общем собрании;

18. Свидетельство выдается заявителю после предоставления нотариусу копии протокола об итогах голосования, а в случае если результаты голосования известны с момента окончания собрания – в максимально короткий срок;

19. Нотариус не может удостоверить решение и отказывает в осуществлении указанного нотариального действия в случае, если:

  • решение принималось в форме заочного голосования;
  • решение по вопросу повестки дня не было принято (удостоверяются только принятые решения);
  • решение имеет признаки ничтожности.

 

Общие выводы и рекомендации:

  • Разъяснения, данные в Пособии, являются временными и действуют до принятия соответствующих изменений в Основы законодательства о нотариате. Указанные в Пособии рекомендации не носят обязательного характера;
  • Фактически, Федеральная нотариальная палата закрепила возможность для обществ, состоящих из одного участника/акционера, не подтверждать решение собрания и состав участников, присутствующих на собрании. Аналогичной позиции придерживается Банк России в письме от 18.08.2014г. № 06-52/6680;
  • Нотариус не проверяет полноту действий, осуществленных органами общества для подготовки к проведению собрания. В тоже время, нотариус не удостоверяет решения собраний, принятые с нарушением закона;
  • Нотариус запрашивает у заявителя информацию о содержании корпоративного договора, который по своей сути является конфиденциальным документом. При этом не предоставление корпоративного договора нотариусу не может служить основанием для отказа в совершении нотариального действия;
  • Рекомендации, данные нотариусам, препятствуют проведению общих собраний в форме заочного голосования, поскольку нотариальное подтверждение таких решений собраний не допускается.

Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обращайтесь к консультанту направления корпоративного права, практика разрешения споров Алексею Потребичу по  тел.: +7 (495) 729-39-72, или e-mail: pav@kplf.ru.